व्यावसायिक और प्रभावी ईमेल लिखना: 6 चीजें जरूरी करे।
हम प्रतिदिन ईमेल प्राप्त करते हैं और भेजते हैं, लेकिन आप यह कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके प्राप्तकर्ता आपके ईमेल खोल रहे हैं? अपना अगला ईमेल भेजने से पहले आपको याद रखने योग्य कुछ महत्वपूर्ण बातें यहाँ दी गई हैं:
1. क्लियर, कॉन्सेप्ट सब्जेक्ट लाइन-CLEAR, CONCISE SUBJECT LINE
अपनी विषय पंक्ति को स्पैम मेल की तरह देखने से बचने का प्रयास करें। उस के साथ, सभी कैप और अति प्रयोग से बचें। यह ईमेल को जल्दी से सारांशित करने में सक्षम होना चाहिए, और अगर वहाँ कुछ है तो उन्हें ईमेल पर क्लिक करने की आवश्यकता हो सकती है, फिर इसका उल्लेख करें।
2. प्रोपर ग्रीटिंग, यह महत्वपूर्ण क्यों नहीं है-A PROPER GREETING, WHY IT’S IMPORTANT
कुछ लोग बिना किसी अभिवादन के ईमेल भेज देते हैं। हालाँकि, औपचारिक अभिवादन भेजे बिना, यह संभव नहीं है कि प्राप्तकर्ता ईमेल पढ़ने जा रहा है। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है क्योंकि यह निर्धारित करना मुश्किल है कि ईमेल किसे CCing और “सभी को उत्तर दें” कार्यों के साथ संबोधित किया गया है। एक और बात पर विचार करना है कि यह विषय पंक्ति के बाद ईमेल की पूर्वावलोकन लाइन का हिस्सा होगा।
3. शारीरिक पाठ: केवल प्रासंगिक-THE BODY TEXT: ONLY THE ESSENTIALS.
एक बार जब यह एक या दो पैराग्राफ तक पहुँच जाता है, तो किसी को पूरे ईमेल को पढ़ने की संभावना कम होती है। एक न्यूनतम करने के लिए जुआ रखें, और सीधे आगे रहें। सर्वेक्षण में पाया गया है कि औसत अमेरिकी कार्यालय कार्यकर्ता को एक दिन में औसतन 121 ईमेल प्राप्त हुए हैं। इसलिए, एक तीन पैराग्राफ ईमेल निश्चित रूप से कुछ ऐसा है जिसके लिए उनके पास समय नहीं है। यदि आप ऐसी कुछ फ़ाइलों या वेबसाइटों के बारे में बात कर रहे हैं, जिनके लिए प्राप्तकर्ता को एक्सेस करने की आवश्यकता है, तो फ़ाइलों को संलग्न करें या उन्हें खोजने के लिए लिंक डालें। जब लिंक डालने की बात आती है, तो ईमेल में पूरे लिंक को चिपकाने के बजाय टेक्स्ट को लिंक में बदलने की कोशिश करें। यह चीजों को पढ़ना आसान बनाता है। उदाहरण के लिए, “पियर्स सेंटर वेबसाइट के लिए यहां क्लिक करें।”
4. सभी बटन का जवाब दें-AVOID THE REPLY ALL BUTTON
जब तक यह सभी के लिए प्रासंगिक नहीं है, तब तक अपने ईमेल के प्राप्तकर्ताओं को विशिष्ट रखने का प्रयास करें। आपको एक छोटे समूह से प्रतिक्रिया मिलने की अधिक संभावना है।
5. कार्रवाई का एक स्पष्ट स्तर के साथ बंद करें
यह सब जानकारी प्रदान करने वाले ईमेल के बाद, आपको ईमेल खत्म करने से पहले सबसे महत्वपूर्ण बात यह स्पष्ट करनी है कि आपको किस तरह की प्रतिक्रिया या कार्रवाई की आवश्यकता है।
6. हस्ताक्षर-SIGNATURE
सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल हस्ताक्षर में आपके नाम से अधिक कुछ है। एक ईमेल हस्ताक्षर आपके नाम और उस इकाई के लिए आपके पास मौजूद स्थिति के साथ होना आवश्यक है, जिसके लिए आप यह ईमेल भेज रहे हैं, ताकि प्राप्तकर्ता को यह पता चल जाए कि उन्हें कौन संबोधित कर रहा है। यदि आप एक छात्र हैं, तो आप अपना नाम, कॉलेज और मेजर शामिल कर सकते हैं, और संभवत: उस संगठन में कोई पद जो आप का हिस्सा हैं।
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